教你如何筹备一次接待考察工作


工具/原料

接待工作方案流程、时间表、天气表、路线规划表

接待用车、接待用餐、接待住宿、会议室

【制定接待工作方案】

得到考察交流活动通知后,就需要即可着手准备接待工作。首要任务是制定出明确可行的接待工作方案,主要包括接待时间、地点、来宾身份及人数、准备参观考察哪些工作等内容。注意随时与来方人员保持联系,行程如有变动应立即相应调整接待方案。

教你如何筹备一次接待考察工作

【再次确定来宾身份及人数】

在接待工作中,如果弄错来宾身份或来宾人数是一项非常尴尬的事情,会使来宾产生不被尊重的情绪,严重影响接待效果。因此,在接待前一天,一定要再次向来方确定来宾身份及人数,如有变动要即刻向上汇报并做调整。

教你如何筹备一次接待考察工作

【安排行程路线并联系用车】

参观考察、交流学习等类型的接待工作,主要内容便是实地考察和会议交流。一般选择的考察目的地,均是当地有特色、有潜力、有影响的农、工、商等领域的示范试点基地,因此安排行程路线和联系用车必须提前做好准备。路线安排上,要以节约时间、行程最短为原则,用车要考虑来宾身份、年龄等问题,对不同的来宾安排不同的接待车辆及随行车辆。

教你如何筹备一次接待考察工作

【提前做好用餐住宿准备工作】

如遇到来宾或单位是外省市或外宾,则需要提前做好接待用餐及住宿的准备工作。用餐时应当摆放座牌,按照来宾身份依次排好,以示尊重。住宿应选择较为干净、舒适、安静的环境。在午餐过后应当适当安排休息时间,不要立即开始下午的参观考察行程。

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【准备会议手册及相关会务资料】

当参观学习结束后,接下来就会有一次交流学习活动。一般会召开一次交流学习会议,将当地特色经验、做法与来宾进行交流,同时提出意见建议,供双方共同学习和发展。这是作为接待人员,要提前布置好会场,准备好会务资料和会议手册,为来宾提供便捷的学习交流环境。

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【根据天气及时调整接待行程】

在接待来宾考察学习交流经验时,常常会遇到天气突变或极端天气等情况,这时接待人员要做好应急应变措施,准备好应急接待预案,及时调整接待中的行程、交流互动等露天活动,以保证来宾生命财产安全。

教你如何筹备一次接待考察工作

标签: 企业, 效果, 单位, 来宾
分类: 职场&理财
时间: 2015-07-07