庆典活动的布置和几项必要程序

方法/步骤

凡应邀出席庆典的来宾,绝大多数人对本单位都是关心和友好的。因此,当他们光临时,主人没有任何理由不让他们受到热烈而合乎礼仪的接待。将心比心,在来宾的接待上若得过且过、马马虎虎,是会伤害来宾的自尊心的。

再次,应当精心布置好举行庆祝仪式的现场。举行庆祝仪式的现场,是庆典活动的中心地点。对它的安排、布置是否恰如其分,往往会直接地关系到庆典给全体出席者的印象的好坏。依据仪式礼仪的有关规范,商务人员在布置举行庆典的现场时,需要通盘思考的主要问题有:

一是地点的选择。在选择具体地点时,应结合庆典的规模、影响力以及本单位的实际情况来决定。本单位的视觉、会议厅,本单位内部或门前的广场,以及外借的大厅,等等。均可相机予以选择。不过在室外举行庆典时,切勿因地点选择不慎,从页制造噪声妨碍交通或治安。

二是环境的美化。在反对铺张浪费的同时,应当量力而行,着力美化庆典举行现场的环境。为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛,可在现场张灯结彩,悬挂彩灯、彩 带,张贴一些宣传标语,并且张挂标明庆典具体内容的大型横幅。如果有能力,还可邀请本单位员工组成的乐队、锣鼓队届时演奏音乐或敲锣打鼓,热闹热闹。但是 这类活动应当适度,不要热门过了头,成为胡闹,或者“喧宾夺主”。千万不要请少先队员来扮演这类角色,不要劳动孩子们为此类与他们无关之事而影响其学业。

三是场地的大小。在选择举行庆祝仪式的现场时,应当寄望并非愈大愈好。从理论上说,现场的大小就与出席者人数的多少成正比。也就是说场地的大小,应同出席 者人数的多少相适应。人多地方小,必定拥护不堪,会使人心烦意乱。人少地方大,则会让来宾对本单位产生“门前冷落车马稀”的错觉。
四是音响的调试。在举行庆典之前,务必要把音响高度好。尤其是供来宾们讲话时使用的麦克风和传声设备,在关键时刻,绝不允许它们临阵“罢工”,让主持人手 忙脚乱、大出洋相。在庆典举行前后,播放一些喜庆、欢快的乐曲,只要不抢占“主角”的位置,通常都是可以的。但是对于播放的乐曲”,应先期进行审查。切勿 届时让工作人员自由选择,随意播放背离庆典主题的乐曲,甚至是那些凄惨、哀怨、让人心酸和伤心落泪的乐曲,或是那些不够庄重的诙谐曲和爱情歌曲。

最后,应当精心拟定庆典的具体程序。一次庆典举行的成功与否,与其具体的程序不无关系。仪式礼仪规定,拟定庆典程序时,有两条原则心须坚持:第一,时间宜 短不宜长。大体上讲,它应以一个小时为其极限。这即为了确保其效果良好,也是为了尊重全体出席者,尤其是为了尊重来宾。第二,程序宜少不宜多。程序过多, 不仅会加长时间,而且还会分散出席者的注意力,并给人以庆典内容过于凌乱之感。总之,不要使庆典成为内容乱七八糟的“马拉松”。

依照常规,一次庆典大致上应包括下述几项程序:

预备:请来宾就座,出席者安静,介绍嘉宾。

第一项,宣布庆典正式开始,全体起立,奏国歌,并唱本单位之歌。

第二项,本单位主要负责人致辞。其内容是,对来宾表示感谢,介绍此次庆典的缘由,等等,其重点应是报捷以及庆典的可“庆”之外。

第三项,嘉宾讲话。大体上讲,出席此次的上级主要领导、协作单位及社区关系单位,均应有代表讲话或致贺辞。不过应当提前约定好,不要当场当众推来推去。对 外来的贺电、贺信等等,可不必一一宣读,但对其署名单位或个人应当公布。在进行公布时,可依照其“先来后到”为序,或是按照其具体名称汉字笔画的多少进行 排列。

第四项,安排文艺演出。这项程序可有可无,如果准备安排,应当慎选内容,注意不要有悖于庆典的主旨。

第五项,邀请来宾进行参观。如有可能,可安排来宾参观本单位的有关展览或车间等等。当然,些项程序有时亦可省略。

在以上几项程序中,前三面必不可少,后两项则可以酌情省去。

参加庆典时,不论是主办单位的人员还是外单位的人员,均应注意自己临场之际的举止表现。其中,主办单位人员的表现成为重要。

在举行庆祝仪式之前,主办单位应当对本单位的全体员工进行必要的礼仪教育。对于本单位出席庆典的人员,还须规定好有关的注意事项,并要求大家在 临场之时,务必要严格遵守。在这一问题上,单位的负责人,尤其是出面迎送来宾和上主席台的人士,只能够“身先士卒”,而绝不允许有任何例外。因为道理非常 简单,在庆祝仪式上,真正令人瞩目的,还是东道主方面的出席人员。假如这些人在庆典中精神风貌不佳,穿着打扮散漫,举止行为失当,很容易对本单位的形象进 行“负面宣传”。

标签: 程序, 来宾, 庆典, 庆典活动
分类: 情感&交际
时间: 2012-08-14